Digitaler Check-in erklärt: So funktioniert die Anreise ohne Rezeption

„Ein Haus ohne Rezeption, funktioniert das wirklich?" Diese Frage bekommen wir oft von Gästen, die zum ersten Mal buchen wollen. Die meisten von ihnen wollen danach nicht mehr an einer Rezeption anstehen. Damit Sie vorher wissen, was Sie erwartet, hier der Ablauf Schritt für Schritt.

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Das Wichtigste vorab

• Apartment verfügbar ab 16:00 Uhr
• Online-Check-in nur am ersten Buchungstag möglich, bis 21:00 Uhr
• Danach ist Ihre Ankunftszeit frei, Spätanreise auch nachts
• Personalausweis oder Reisepass bereithalten
• Keine App nötig, alles läuft im Browser

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Schritt 1: Meldeschein ausfüllen

Vor der Anreise erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrem persönlichen Link. Der öffnet sich direkt im Browser, ein App-Download ist nicht nötig. Halten Sie Ihren Personalausweis oder Reisepass bereit und füllen Sie den Meldeschein aus. Das dauert unter zwei Minuten, und die gesetzlich vorgeschriebene Anmeldung ist damit erledigt, bevor Sie überhaupt im Zug oder Auto sitzen.

Wichtig bei Geschäftsreisen: Tragen Sie hier direkt Ihre Firmenadresse ein. Sonst wird die Rechnung auf Ihre Privatadresse ausgestellt und lässt sich nur noch beim Check-out ändern.

Ein zweiter Punkt, an dem es gelegentlich hakt: Wir brauchen die E-Mail-Adresse des Gastes, der tatsächlich anreist. Wenn Sie für Kollegen, Familie oder Freunde buchen, leiten Sie unsere E-Mails bitte an die Reisenden weiter.

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Schritt 2: Check-in abschließen

Der Check-in ist nur am ersten Buchungstag möglich, und zwar bis spätestens 21:00 Uhr. Danach ist Ihre Ankunftszeit frei. Sie können also am Nachmittag im Zug den Check-in erledigen und trotzdem erst nachts um halb eins ankommen.

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Schritt 3: Tür-Codes erhalten

Nach dem Check-in bekommen Sie eine Willkommens-E-Mail mit Ihrer Apartmentnummer, allen Anweisungen und Ihren persönlichen Tür-Codes. Die Codes sind ab 16:00 Uhr gültig.

Sie erhalten zwei Codes, und der Unterschied ist wichtig:

Der Startcode gilt für das erste Betreten Ihres Apartments. Jede Ziffer wird mit einem Tastenton bestätigt. Das Schloss aktiviert sich und wechselt in den Komfortmodus.

Der Komfortcode gilt danach für den Rest Ihres Aufenthalts, ebenfalls mit Tastenton je Ziffer. An der Haustür funktioniert der Komfortcode von Anfang an.

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Schritt 4: Ankommen, wann es passt

Das ist der eigentliche Punkt. Ihre Ankunft richtet sich nach Ihrem Zeitplan, nicht nach unserem. Der Zug hat Verspätung, das Meeting zieht sich, Sie kommen erst spät abends an? Ihre Codes funktionieren trotzdem. Gäste, die nachts um elf angereist sind, schreiben uns regelmäßig, wie unkompliziert das war.

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Falls etwas nicht klappt

Keine Check-in-E-Mail bekommen? Sie können den Check-in selbst starten. Entweder über den Button auf unserer Check-in-Seite, dort geben Sie Nachnamen und Reservierungsnummer aus der Buchungsbestätigung ein. Oder direkt vor Ort: Im Eingangsbereich hängt ein QR-Code, den Sie mit der Handykamera scannen.

Nachname wird nicht erkannt? Häufigste Ursachen: Vor- und Nachname vertauscht, Umlaute anders geschrieben als in der Buchungsbestätigung (Ä oder Ae), Doppelnamen mit oder ohne Bindestrich. Und wenn jemand anders gebucht hat, etwa der Arbeitgeber oder ein Kollege, läuft die Reservierung oft unter deren Namen oder dem Firmennamen.

Reservierungsnummer wird nicht erkannt? Bei Buchungen über Booking.com, Expedia oder ein Reisebüro weicht die Portalnummer von unserer internen Nummer ab. Suchen Sie auf der Bestätigung nach der Vorgangsnummer des Hotels. Und prüfen Sie, ob sich beim Kopieren ein unsichtbares Leerzeichen eingeschlichen hat, das passiert öfter, als man denkt.

Es klappt weiterhin nicht? Rufen Sie uns innerhalb der Check-in-Zeiten kurz an, wir prüfen Ihre Daten direkt im System und schicken die E-Mail bei Bedarf erneut: +49 841 93897250 oder info@21rooms.de.

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Warum wir das so machen

Der digitale Check-in ist kein Sparmodell. Er ist eine Entscheidung für Ihre Flexibilität und für unsere Qualität. Die Zeit, die keine Rezeption bindet, steckt in dem, was Sie täglich nutzen: Design-Apartments, Premium-Betten, vollausgestattete Küchen, wöchentliche Reinigung.

Digital heißt dabei nicht anonym. Bei Fragen erreichen Sie uns schnell und persönlich, was viele Gäste in ihren Bewertungen ausdrücklich hervorheben.

Alle Details, ein Erklärvideo und der Direktstart: Check-in bei 21rooms. Weitere Antworten finden Sie in unseren 21questions . Zur Anreise mit dem Auto hilft unser Parkguide für die Donaustraße.

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